Los eventos híbridos: ¿Han llegado para quedarse?
Estamos en una época de cambios en la que debemos adaptarnos las nuevas necesidades sociales y económicas para poder garantizar un futuro del que sacar el mayor provecho en las mejores condiciones. Es por ello, que uno de los cambios que ha ido ganando protagonismo estos últimos meses es el de los eventos híbridos: una modalidad de reuniones que toma lo mejor de las citas presenciales y las virtuales.

Al principio, se entendía como una solución rápida a corto plazo para cumplir con los requerimientos de medidas anti COVID que requerían aforo limitado y con distancia social sin tener que dejar de realizar eventos y encuentros corporativos. No obstante, tras el buen funcionamiento y la demostrada efectividad de los mismos, igual que los webinars, no acaben con el fin de la pandemia.

¿Qué es un evento híbrido?

Un evento híbrido es aquel que se lleva a cabo en un lugar físico con un aforo presencial limitado pero al que también asiste una audiencia en línea e interactiva. El evento híbrido es un formato que combina la tecnología que se ha ido integrando cada vez más en las reuniones con el público presencial facilitando la asistencia de más participantes sin la necesidad de que deban desplazarse físicamente al lugar del evento. De esta manera, también se permite la internacionalización de los actos ya que posibilita la asistencia virtual desde todas partes del mundo. El evento híbrido es un canal que ya existía pero ahora ha tomado una relevancia muy importante. Antes tenía un uso relativamente bajo y ahora ha subido mucho, se ha convertido en una nueva herramienta con mucho peso que está cambiando las reglas del juego del sector.

Evento híbrido VS 100% Presencial

Una vez presentada esta nueva y exitosa modalidad, la pregunta que nos queda hacernos es ¿Sustituirán entonces los eventos híbridos a los presenciales? Intentaremos responder a esta pregunta presentando los pros y los contras de ambos.

Presenciales

Los eventos presenciales fomentan el contacto personal ya que las relaciones comerciales transmiten confianza y favorecen la generación de negocio. Un evento es algo más que una acción de marketing. Es la oportunidad de transmitir qué es lo que se está haciendo y cómo se está llevando a cabo, pero sobre todo es una ocasión para compartir conocimiento, y hay quien prefiere asistir de manera presencial antes que disfrutar de sus conocimientos de manera virtual ya que consideran los eventos virtuales un abuso de la tecnología y un contacto frío. Además, otra de las ventajas de los eventos presenciales contra los virtuales es que hay menos distracciones para el asistente ya que se encuentra envuelto en el espacio corporativo del organizador.

No obstante, en la realización de un evento presencial encarece mucho el presupuesto el alquiler de un local grande donde quepan todos los asistentes y requiere de buen material tecnológico para que pueda escucharse y verse en condiciones desde todas partes del loca. Además, requiere de muchos patrocinios y de la posibilidad de asistencia física de los ponentes por lo que puede suponer un corte adicional el transporte y alojamiento de los asistentes.

Híbridos

Los eventos híbridos recogen lo mejor del formato presencial y del virtual ofreciendo ambas opciones a los asistentes sin abusar de ninguna. Pueden participar asistentes y ponentes de cualquier parte del mundo eliminando la distancia física que en los eventos presenciales podría suponer un impedimento. La trasmisión del evento virtual queda registrada por lo que se puede disfrutar del mismo en diferido las veces que se desee. Por lo que si alguien no puede asistir por la fecha y la hora del evento elegidas, se puede ver en otro momento.

A pesar de requerir más atención en elementos como el buen funcionamiento y la gratuidad del wifi, organización para combinar las ponencias y los asistentes virtuales con los presenciales sin dejar de lado a ninguno de los dos, el contenido multimedia y el físico, no descuidar el espacio pero tampoco prestarle demasiada importancia ya que los asistentes virtuales no podrán disfrutar de él. Puede suponer más trabajo pero lo cierto es que los beneficios de los eventos híbridos además de en los resultados se verán reflejados en tu presupuesto ya que al reducir el número de asistentes, no habrá necesidad de alquilar un local grande y por lo tanto reducirá notablemente el coste del mismo.

Asimismo, como comentábamos en el punto anterior, también podrás ahorrarte los gastos de cáterin, transporte y alojamiento de los asistentes y los ponentes ya que estos podrán asistir de manera virtual suponiendo esto un ahorro del presupuesto aun mayor y asegurando el éxito y la satisfacción de los mismos sin correr ningún riesgo adicional.


En conclusión, desde Oryon Universal optamos por los eventos híbridos sin lugar a dudas. El 23 de marzo realizamos el primer evento de estas características en el Palau Macaya de Barcelona llamado “Sostenibilidad y economía circular: el mejor camino no es siempre una línea recta” del que puedes disfrutar en el siguiente enlace.


Próximamente volveremos con más actos que no dejarán indiferentes a nadie.

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